Please come back on August 10th to fill out the form for the Fall 2026 semester.
Summer 2026
Cuesta College Library
Electronic Device Request & Loan Agreement
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Your Info
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Agreement
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Devices
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Confirm
Student Information
Please enter your information to get started.
This is the email address your waitlist notifications will be sent to — use the one you check most often.
Device Loan Agreement
Read the full policy before continuing.
You must fill out this agreement form to borrow named electronic devices. The form needs to be renewed every semester/session a device is borrowed.
The Cuesta College Library has a limited number of Chromebooks, Hotspots, Specialty Laptops, and Calculators available for checkout by enrolled Cuesta College students at the San Luis Obispo/North County Campus library circulation desks.
Devices are available on a first come, first served basis until the library runs out of a device, and cannot be reserved or set aside.
IF the library is out of the device you need or the devices are being updated, filling out this request form will automatically add you to a WAIT LIST for that device (please see the "waitlist" section of this agreement for more details).
Students may check out one Hotspot plus one Calculator plus one Chromebook OR one Laptop at a time.
Each device comes with a carrying case and charging/power cable (except calculators).
ALL Specialty Laptops (not including Chromebooks): Require proof of enrollment or instructor permission. Laptops are reserved for software programs not available via the internet (examples: AUTOCAD; ARC-GIS).
Academic Use Only
All electronic devices are for ACADEMIC USE ONLY. Use must follow the Student Code of Conduct and technology/acceptable use policies. Activity on college devices may be monitored.
Because the electronic devices covered in this agreement are property of Cuesta College, students should not expect privacy when using college-owned devices. Use of these electronic devices (laptops, chromebooks and hotspots) must follow the Student Code of Conduct and related technology/acceptable use policies. Activity on college devices and networks may be monitored, and access to categories of inappropriate content may be blocked. Violations can lead to loss of privileges and/or disciplinary action.
ALL devices are loaned for ONE SEMESTER OR SESSION. All devices are due on the last day of the semester. Devices are not checked out over semester breaks.
Default Electronic Devices check out periods are for standard semester dates. If you are enrolled in classes that begin or end outside of the default semester dates (such as a Psych Tech course) it is your responsibility to let library staff know, so that your device's due date can be updated.
There is no grace period for late fees. If a device is more than two weeks overdue, it will be considered lost, and the student will be responsible for the replacement cost of the device.
Borrowers with late fees or lost/overdue items on their account may not check out a new device until all fees are reconciled and/or items are returned.
No Renewals
Renewals are not allowed. Extensions may be given case by case — email circulation@cuesta.edu.
Returns
Devices must be returned in-person during open hours. Upon return, each Device will be inspected for damage and to ensure all accessories have been accounted for. Devices must be in clean, working order or a fee may be assessed based on the severity of the damage. Devices are NOT to be returned in any of the book drops, as this may damage them, and students will be responsible for any damage incurred.
Late Fees & Lost Devices
There is no grace period for late fees. Devices more than two weeks late will be considered lost. Students are responsible for full replacement cost.
Overdue items and damaged or lost items may cause a hold to be placed on a student's library account, preventing them from checking out any additional library materials/devices, until the overdue items are returned.
Damage & Theft
Students are responsible for any costs associated with the damage, loss, or theft of Electronic Devices and accessories. Devices must not be left unattended for this reason. Devices will be inspected for damage at the time of check in. If it is later discovered that the Device is damaged, a fee may be assessed.
Stolen or lost items must be reported to police and to circulation@cuesta.edu within 48 hours. If the device and/or accessories are lost on campus, this should also be reported to the Cuesta College Police Department within 48 hours as well as Library Staff at circulation@cuesta.edu.
If a device is unavailable at the time of your request, you will automatically be placed on a waitlist. You will be notified once when a device is ready. You have one week from the date you are notified to pick up your device — after that your device is released to the next person on the waitlist and you must rejoin at the bottom of the waitlist.
Please email circulation@cuesta.edu for availability or waitlist status. Completing this form does NOT reserve devices for you.
Email circulation@cuesta.edu for availability or questions.
Debe completar este formulario de acuerdo para pedir prestados los dispositivos electrónicos indicados. El formulario debe renovarse cada semestre/sesión en que se tome prestado un dispositivo.
La Biblioteca de Cuesta College tiene un número limitado de Chromebooks, Hotspots, Laptops Especializadas y calculadoras disponibles para préstamo a estudiantes matriculados de Cuesta College en los mostradores de circulación de las bibliotecas de los campus de San Luis Obispo/North County.
Los dispositivos están disponibles por orden de llegada hasta que se agoten, no se pueden reservar o apartar. SI la biblioteca no tiene disponible el dispositivo que necesita, complete este formulario de solicitud que lo agregará automáticamente a una LISTA DE ESPERA para ese dispositivo (consulte la sección de "lista de espera" de este acuerdo para más detalles).
Los estudiantes pueden pedir prestado un Hotspot + una Calculadora + una Chromebook O una Laptop a la vez.
Cada dispositivo incluye un estuche de transporte y cable de carga (excepto las calculadoras).
TODAS las Laptops Especializadas (excepto los Chromebooks): requieren comprobante de inscripción o permiso del instructor. Las laptops están reservadas para programas de software que no están disponibles en internet (ejemplos: AUTOCAD; ARC-GIS).
Solo Para Uso Académico
Todos los dispositivos electrónicos son SOLO PARA USO ACADÉMICO. El uso debe cumplir con el Código de Conducta Estudiantil y las políticas de tecnología/uso aceptable. La actividad en los dispositivos del colegio puede ser monitoreada.
Debido a que los dispositivos electrónicos cubiertos en este acuerdo son propiedad de Cuesta College, los estudiantes no deben esperar privacidad al usar dispositivos propiedad del colegio. El uso de estos dispositivos electrónicos (laptops, chromebooks y hotspots) debe cumplir con el Código de Conducta Estudiantil y las políticas relacionadas de tecnología/uso aceptable. La actividad en los dispositivos y redes del colegio puede ser monitoreada, y el acceso a categorías de contenido inapropiado puede ser bloqueado. Las violaciones pueden resultar en la pérdida de privilegios y/o acciones disciplinarias.
TODOS los dispositivos se prestan por UN SEMESTRE O SESIÓN. Todos los dispositivos deben devolverse el último día del semestre. Los dispositivos no se prestan durante los recesos entre semestres.
Los períodos de préstamo predeterminados de los dispositivos electrónicos corresponden a las fechas estándar del semestre; si está inscrito en clases que comienzan o terminan fuera de las fechas estándar del semestre (como un curso de Psych Tech), es su responsabilidad informar al personal de la biblioteca para que la fecha de vencimiento de su dispositivo pueda actualizarse.
No hay período de gracia para cargos por retraso. Si un dispositivo tiene más de dos semanas de atraso, se considerará perdido, y el estudiante será responsable del costo de reemplazo del dispositivo.
Los estudiantes con cargos por retraso o artículos perdidos/atrasados en su cuenta no podrán pedir prestado un nuevo dispositivo hasta que todos los cargos se hayan resuelto y/o los artículos se hayan devuelto.
No hay Renovaciones
No se permiten renovaciones. Se pueden otorgar extensiones caso por caso — envíe un correo electrónico a circulation@cuesta.edu.
Devoluciones
Los dispositivos deben devolverse en persona durante las horas de operación. Al momento de la devolución, cada dispositivo será inspeccionado para detectar daños y verificar que todos los accesorios estén incluidos. Los dispositivos deben estar limpios y en buen estado de funcionamiento o se puede aplicar un cargo según la gravedad del daño. NO se deben devolver los dispositivos en los buzones de libros, ya que esto puede dañarlos, y los estudiantes serán responsables de cualquier daño ocasionado.
Cargos por Retraso y Dispositivos Perdidos
No hay período de gracia para cargos por retraso. Los dispositivos con más de dos semanas de atraso se considerarán perdidos. Los estudiantes son responsables del costo total de reemplazo.
Los artículos atrasados y los artículos dañados o perdidos pueden provocar que se coloque un bloqueo en la cuenta de la biblioteca del estudiante, impidiéndole pedir prestados materiales/dispositivos adicionales de la biblioteca hasta que los artículos atrasados sean devueltos.
Daños y Robo
Los estudiantes son responsables de cualquier costo asociado con el daño, pérdida o robo de los dispositivos electrónicos y sus accesorios. Los dispositivos no deben dejarse desatendidos por esta razón. Los dispositivos serán inspeccionados para detectar daños al momento de la devolución. Si posteriormente se descubre que el dispositivo está dañado, se puede aplicar un cargo.
Los artículos robados o perdidos deben reportarse a la policía y a circulation@cuesta.edu dentro de las 48 horas. Si el dispositivo y/o los accesorios se pierden en el campus, también debe reportarse al Departamento de Policía de Cuesta College dentro de las 48 horas, así como al personal de la biblioteca en circulation@cuesta.edu.
Si un dispositivo no está disponible en el momento de su solicitud, será agregado automáticamente en una lista de espera. Recibirá notificación en cuanto un dispositivo esté disponible. Tiene una semana desde la fecha de notificación para recoger su dispositivo; después de ese tiempo, el dispositivo se asignará a la siguiente persona en la lista de espera y deberá volver a anotarse en la lista de espera.
Envíe un correo electrónico a circulation@cuesta.edu para consultar su lugar en la lista de espera. Al completar este formulario NO se reserva dispositivos para usted.
Envíe un correo electrónico a circulation@cuesta.edu para disponibilidad o preguntas.
Select Campus
Choose where you will pick up your device(s).
📍 If you would like to request to pick up your device from the South County campus location at AGHS, please email circulation@cuesta.edu.
Select Device(s)
Select all devices you need. Each creates an independent request.
📋 Specialty Laptop — Required Information
Specialized laptops are reserved for specific classes which use software not available online. Please provide your course details to confirm your eligibility.
Review & Submit
Confirm your request details below.
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Staff Access
Choose your profile to continue.
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Notified (Pending Pickup)
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Expired This Semester
Recent Requests
Signed Agreements
Students who have signed the loan agreement this semester.
Agreements
Semester Report
Summary statistics for the current semester.
Upload Alma Checkout Report
Upload an Alma Item Circulation Statistics export (.xlsx) to enrich the report with actual checkout data, overdue tracking, and pickup counts.
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Click to browse or drag & drop
Accepts .xlsx from Alma Item Circulation Statistics
📈
Click Refresh Report to generate
⚠️ Overdue Devices
Devices past their due date that have not been returned.
📂
Upload an Alma report in the Semester Report page to see overdue devices.
Staff can access this via Semester Report → Upload Alma Report.
AGHS Special Requests
Handled case-by-case. No automatic waitlist.
📍
South County Campus
Contact student directly to arrange delivery or pickup.
Active AGHS Requests
Settings
Manage semester configuration and data.
Semester Configuration
Update the semester label and code. The code is used to track agreements — changing it means all students must re-sign.
⚠️ Before changing the semester: Make sure you have archived and wiped the current semester data first (see Archive & Wipe below). Changing the semester name without wiping will mix old and new data.
⚠️ Before changing the semester name: Archive and wipe the current semester data first (see Archive & Wipe section below). Changing the name without wiping will mix old and new data.
🚧 Student Form Lock
When ON, students see an "under construction" message instead of the request form. Staff login is unaffected.
OFF
⚠️ Export & Wipe Semester
Downloads a full CSV report of all current requests and agreements (same format as the Semester Report export), then permanently clears the live data. Save the downloaded file to your stats folder — it will be the only remaining copy.
This will trigger a file download and require you to type WIPE to confirm before anything is deleted. Nothing is stored inside the app going forward.
📋 Activity Log
Recent actions taken by staff and student workers.
Email Notification Template
Customize the email sent when a student's device is ready for pickup.
Preview
Spanish Email Template (Plantilla en Español)
Sent to students who submitted the form in Spanish.